股东会，你开对了吗？（附：完整操作指引和常用文件模板）

 注：本文仅讲述有限责任公司股东会的召开。股份有限公司股东较多，股东会的召开、召集程序及表决方式均有着更为严格的规定，笔者将在以后的文章中讲解。

 

【案例】

 

刘备向袁绍借钱盖房子，袁绍要求刘备提供担保。刘备有一家公司，名为巴蜀实业有限公司。巴蜀公司股东三人，刘备为大股东，另有小股东关羽、张飞。刘备召集股东开会，要求巴蜀公司为其向袁绍的借款提供担保。刘备、张飞同意，关羽不同意。刘备认为，超过三分之二表决权的股东同意，决议通过，向袁绍借钱并由巴蜀公司提供保证担保。刘备管公章，遂在借款合同上保证人一栏盖了巴蜀公司的公章。

 

关羽不同意，请了律师，向法院起诉，请求确认股东会决议无效。法院判决：因股东刘备未回避表决，违反了法律法规，股东会决议无效。

 

一 股东会的10种常见错误

 

1. 不开股东会，以大股东意志替代股东会决议。（后果：决议不成立）

2. 大股东自认持股超过50%，没有通知全体股东，就召开只有自己参加的股东会。（后果：决议可能被撤销）

3. 只通知了几个主要股东，个别小股东没有通知到，就召开股东会。（后果：决议可能被撤销）

4. 虽然通知了全体股东但没有留下证据。（后果：决议可能被撤销）

5. 会议未对决议事项进行表决。（后果：决议不成立）

6. 出席会议的人数或者股东所持表决权不符合公司法或者公司章程规定。（后果：决议不成立）

7. 会议的表决结果未达到公司法或者公司章程规定的通过比例。（后果：决议不成立）

8. 应当回避表决的股东没有回避。（后果：决议无效或者可能被撤销）

9. 股东会决议的内容违反公司章程。（后果：决议可能被撤销）

10. 股东会决议的内容违反法律、行政法规。（后果：决议无效）

 

二 开好股东会的重要意义

 

现实中，很多公司召开股东会较为随意。股东在一起吃顿饭、在微信群里商量一下，就形成了股东会决议。当市场监督管理局、银行等单位需要公司提供股东会决议时，再由代办机构提供一份格式范本，股东们补签个名，就算是开过股东会了。

 

通常情况下，当股东们团结一致时，这都没什么问题。但是，一旦股东之间发生争议、形成敌对的派系时，往往就会出问题。在这种情况下，有的股东会提出异议，认为股东会决议无效、股东会决议未成立或者要求撤销股东会决议。发展下去，就容易产生公司僵局，甚至股东会根本无法召开，公司的重大决策无法达成。

 

因此，一家公司的股东会要想有效地运转，除了股东之间群策群力、团结一致外，还需要通过章程、股东会议事规则等法律文件来确立相关的规则。全体股东在规则下行事，即便意见不一致，也应充分尊重那些当初一起立下的誓言（规则）。

 

那么，股东会由谁召集、议题怎么定、谁来通知、怎么通知、怎么开才有效？

 

本文下面就一一进行梳理和归纳。

三 如何有效召开股东会？

 

（一）谁来决定召开股东会？

 

1 股东会会议的种类

 

公司法规定，股东会会议分为定期股东会会议和临时股东会会议。

 

定期股东会会议的召开：定期会议应当依照公司章程的规定按时召开。

 

临时股东会会议的召开：代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事，监事会或者不设监事会的公司的监事提议召开临时会议的，应当召开临时会议。

 

2 股东会会议的召集

 

（1）由董事会（公司不设董事会的，由执行董事）召集；

（2）如果董事会/执行董事不召集，由监事会（公司不设监事会的，由监事）召集；

（3）如果监事会（公司不设监事会的，由监事）不召集，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集。

 

☆需要特别注意的是，股东会会议的召集必须以下列次序确定：董事会（执行董事）→监事会（监事）→代表十分之一以上表决权的股东。只有前一顺序的机构或主体不履行或不能履行职责时，下一顺序的机构或主体才可以召集。比如，代表十分之一以上表决权的股东想要召开临时股东会，必须先向董事会提议，由董事会召集。如果董事会拒绝召集，则可以向监事会提议，由监事会召集。如果监事会拒绝，才可以自行召集。否则，将有可能因违反公司法的程序性规定，而导致临时股东会作出的决议被撤销。

 

 

☆还需注意，董事会召集股东会会议≠董事长召集股东会会。董事会召集股东会会议的，应先行形成董事会决议，才可召集股东会会议。未经过董事会决议，董事长个人无权直接决定召集股东会会议

 

有朋友会问，公司召开第一次股东会议，董事和监事还没有产生，股东会由谁召集呢？

公司法规定，首次股东会会议由出资最多的股东召集。

 

（二）股东会如何发通知？

 

1 要通知谁？

 

（1）全体股东，包括自然人股东和法人股东；

（☆特别注意1：全体股东必须全部都通知到，否则形成的股东会决议可能会被撤销）

（☆特别注意2：股权存在代持关系的，是通知实际股东还是代持股东，应遵循之前股东会的决议、股东之间的约定。如果是实际股东出席会议，应由代持股东向其出具《授权委托书》）

（2）经理、监事；

（☆注意：章程里写明“经理、监事应当列席、可以列席股东会”的，应通知经理、监事列席会议，否则形成的股东会决议可能会被撤销）

（3）新加入的股东；

（股东会议题涉及新股东加入的，应通知新股东参加会议）

（4）被提名的董事、执行董事、监事候选人；

（股东会议题涉及选举、任命新的董事、执行董事、监事的，应通知被提名的董事、执行董事、监事候选人列席会议）

（5）公司聘请的律师、公证员。

（章程规定或者会议召集人决定聘请律师、公证员对会议的召集召开进行见证的，还需通知律师、公证员）

 

2 股东会会议通知必须包含哪些内容？

 

（1）会议的召集人和主持人；

（2）会议的时间、预计时长（如半天、一天等）；

（3）会议的地点；

（4）会议的议题；

（5）股东能否委托他人代为出席会议（根据章程）；

（如能，应写明委托人需提供书面委托书。法人股东的，由该法人股东的法定代表人出席会议或该法人股东的授权委托代理人代为出席会议。在存在股权代持的情况下，如果是实际股东出席会议，应由代持股东向其出具《授权委托书》）

（6）能否书面表决、通讯表决（根据章程）；

（如能，应写明书面表决的要求、通讯表决的方式）

（7）会务联系人及联系方式。

 

【会议通知模板】

【签收回执模板】

【授权委托书模板】

3 会议通知的时间要求：应严格按照章程或法律要求提前发出

 

公司法规定，召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。

 

股东会会议召集人在发出会议通知之前，应查阅公司章程。如果章程有明确规定，应按章程规定；如无明确规定，应至少提前15天通知。

☆同时应注意：为确保通知的效力，头尾不计算在内（即会议通知发出之日和会议召开之日不计算在内）。通过邮寄送达的，需预留通知的在途时间。

 

公司法还规定了提前通知的豁免，即全体股东另有约定的除外。

 

虽然章程或公司法规定了股东会会议通知的时间要求。但是，如果全体股东另有约定或一致同意的，可缩短通知的期限。

 

比如，执行董事关羽在股东微信群里吼一声：“今晚来我家开股东会，我开一瓶82年的拉菲”，全体股东都回复“同意”、“好的”，则可以当天召开股东会。

☆但需注意：需由全体股东共同签署豁免通知期限的书面声明，也可在股东会议通知、会议签到表、会议记录或股东会决议上特别记明并由全体股东签名。如有股东不同意，则由此形成的股东会决议可能会被撤销。

 

4 用什么方式通知？

 

股东会的通知方式应严格遵循公司章程的规定。章程如无明确规定，一般可采用如下方式：

（1）用EMS邮寄书面通知（注意：EMS是法定的文件寄送渠道）；

（2）短信通知；

（3）电子邮件通知；

（4）微信、QQ、钉钉等方式通知；

（5）专人当面递交书面通知；

（6）当面口头通知或电话通知。

 

5 应妥善保存通知的证据

 

发出股东会通知的这一事实，需保留证据，以免将来发生争议，个别股东可能会以未收到通知为由向法院起诉请求撤销股东会决议。

 

必要时需对相关证据进行证据保全公证或聘请律师见证。需公证、见证的，应在会议通知发出前向律师或公证处咨询，以确保通知的效力。

 

（三）股东会会议的议题

 

1. 召开股东会会议，会议议程和议题一般由会议召集人提出，并应在会议通知中写明；

2. 如果公司章程对股东提出临时议题有具体规定，股东有权按照章程提出议题；

3. 实践中，大多数公司的章程都没有对股东能否提出临时议题作出规定。公司法也没有作出明确规定。在此情况下，如果股东在收到会议通知后要求增加议题或者在会议开始后临时提出议题，要看全体股东的意见。如果全体股东一致同意增加临时议题，可就该议题进行表决。如未取得全体股东一致同意，会议主持人将该临时议题纳入会议议程，所形成的股东会决议可能会被撤销。

☆需注意，公司法规定的“单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股东，可以在股东大会召开十日前提出临时提案并书面提交董事会；董事会应当在收到提案后二日内通知其他股东，并将该临时提案提交股东大会审议。”适用于股份有限公司，并不当然适用于有限责任公司。

 

（四）股东会会议的主持

 

综合公司法的规定，股东会会议的主持人按下列顺序确定：

1. 公司设董事会的，由董事长主持；

2. 董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；

3. 副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持；

4. 公司不设董事会的，由执行董事主持；

5. 董事会/执行董事不能召集或不召集而由监事会/监事召集的股东会，由监事会/监事召集和主持；

6. 董事会/执行董事、监事会/监事均不能召集或不召集的股东会，代表十分之一以上（含十分之一）表决权的股东可自行主持。

 

（五）股东会会议的流程

 

1. 主持人应提前熟悉公司章程，特别是各项议题的表决通过条件；

（建议提前准备好书面的《主持稿》）

【会议主持稿模板】

2. 主持人指定会议记录人；

（通常是公司的秘书、助理等工作人员）

3. 清点、核对会议参会人员、列席人员；

（可由工作人员清点、核对和报告；存在委托出席情况的，需检查、核对有无书面的授权委托书、委托的权限范围并留存受委托人的授权委托书原件、身份证件复印件）

4. 主持人宣布会议开始，简述会议目的、主要议题；

5. 在主持人的主持下，对会议议题逐项进行说明、审议、表决；

6. 会议议题全部审议、表决完毕，全体参会人员在会议记录上签名。

（如有股东拒绝在会议记录上签名的，在会议记录上如实记载）

 

（六）表决的要求

 

1. 表决权的计算

一般由股东按照出资比例行使表决权。公司章程有其他规定的，按照章程规定。

 

2. 表决的方式

可由章程规定或全体股东约定。如举手表决、填写书面表决票等。

 

3. 表决的回避

（1）法律规定必须回避的表决

公司为股东提供担保的，该股东应回避表决；公司为公司的实际控制人提供担保的，受实际控制人支配的股东应回避表决。

如章程未作规定，由出席会议的其他股东所持表决权的过半数通过。章程可规定更高的通过比例。

（2）可由章程规定应当回避表决的事项：股东向公司借款、关联交易、其他涉及特定股东身份关系的事项等。

 

4. 表决通过的比例

（1）公司法规定，以下七种事项必须经代表三分之二以上表决权的股东通过：修改公司章程、增加注册资本、减少注册资本、公司合并、公司分立、公司解散、变更公司形式。

这七种事项，公司章程可以规定更高的通过比例（如四分之三），但不得规定通过比例低于三分之二。

（2）其余事项一般经代表二分之一以上表决权的股东通过。公司章程可以对部分事项（如对外提供担保、大额对外投资等）规定更高的通过比例。

 

（七）股东会会议记录

 

1. 记录内容：

（1）会议的时间、地点；

（2）会议的召集人和主持人；

（3）应到和实到的参会人员、列席人员、记录人员；

（4）实到股东的股权比例和表决权比例；

（5）会议的议程；

（6）会议提案的审议过程和逐项表决结果。

 

2. 签章要求：

（1）参会人员、列席人员、记录人员应在会议记录上签名/盖章，并加盖公司公章。如有股东拒不签名/盖章，需在会议记录上如实注明；

（2）如会议记录为多页，建议每页签名/盖章，并加盖公司公章及骑缝章。

 

【股东会记录模板】

 

（八）股东会文件的存档清单

 

1. 董事会关于召开股东会的书面决议（不设董事会的，无需此项）；

2. 提议召开临时股东会会议的书面提议及送达董事会的相关证据（适用于股东提议召开的）；

3. 股东会会议通知及送达通知的相关证据；

4. 全体股东签名的关于豁免法律规定的通知期限（15天）或章程规定的通知期限的声明或确认书；

5. 授权委托书原件及代理人的身份证复印件（代为出席股东会的）；

6. 会议签到表；

7. 会议记录或股东会决议；

8. 股东会决议修改的法律文件或通过的法律文件修正案。

 

（九）会后事项

 

1. 如股东会决议内容涉及需要办理商事变更登记（通常所说的工商登记）的事宜，需尽快或在法定期限内办理登记，例如公司变更名称、变更经营范围、增加注册资本、变更股东、股东改变姓名或者名称、变更法定代表人等，应在30日内申请变更登记。

2. 如股东会决议内容涉及需要办理其他变更登记（如业务许可证变更、各项审批与备案等）的事宜，应按主管部门规定的期限及时办理。

 

四 股东会效力瑕疵、股东异议及其救济

 

（一）哪些情况下股东会决议的效力存在瑕疵？

 

1. 股东会决议无效的情况：

决议内容违反法律、行政法规的，决议无效。

 

如公司为股东提供担保的，该股东应回避表决而未回避表决（本文开头讲的案例中，股东刘备就属于应回避表决的股东），则决议无效。

 

再比如，股东会作出决议，公司拟非法吸收公众存款、采用暴力方式催收债务等，这类决议均为无效。

☆特别提示：在此情况下，根据股东会决议的所作所为，是公司行为，如构成犯罪的，为公司犯罪。也要特别提醒股东，对违法的股东会决议事项，要在会议上提出反对意见，并签字注明明确反对。股东在会议上既明确表示反对、又没有参与实际犯罪行为，并在自己权利范围内阻止犯罪的，可以免除个人的刑事责任。

 

2. 股东会决议不成立的情况：

（1）公司未召开股东会会议的；

（2）股东会会议未对决议事项进行表决的；

（3）出席会议的人数或者股东所持表决权不符合公司法或者公司章程规定的；

（4）会议的表决结果未达到公司法或者公司章程规定的通过比例的。

 

3. 股东会决议可撤销的情况：

（1）股东会的召集程序、表决方式违反法律、行政法规或公司章程；

（2）决议的内容违反公司章程。

 

（二）对股东会决议效力提出异议的处理

 

谁有权对股东会决议的效力提出异议？如何提出？

 

1. 公司股东、董事、监事等认为公司股东会决议无效或者不成立的，可以向法院起诉，请求法院确认该股东会决议无效或者不成立；

2. 公司股东认为股东会的召集程序、表决方式违反法律、行政法规或公司章程，或者决议的内容违反公司章程，可以向法院起诉，请求法院撤销该股东会决议。

☆撤销起诉的时限：必须在决议作出之日起60日内起诉。

☆需注意的是：会议召集程序或者表决方式仅有轻微瑕疵，且对决议未产生实质影响的，人民法院一般不支持撤销决议的请求。

 

（三）决议无效或者被法院撤销会怎样？

 

法律规定，股东会或者股东大会、董事会决议被人民法院判决确认无效或者撤销的，公司依据该决议与善意相对人形成的民事法律关系不受影响。

 

也就是说，对公司外部而言，第三人在不知情的情况下，以合理的市场交易条件与公司签订合同、达成合作的，即便股东会决议无效或者被撤销，该合同、合作也不受影响。

 

但在公司内部，决议无效或者被法院撤销，股东会决议视为没有形成。无效或者被撤销的决议对公司内部不产生法律效力。同时，对股东会决议无效或者被撤销负有过错和责任的股东和相关人员，还需承担相应的责任。

 

五 股东决定

 

公司法规定，对股东会职权范围内的事项，全体股东以书面形式一致表示同意的，可以不召开股东会会议，直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章。

 

这种情况下，可以不召开股东会，由公司秘书拿着打印好的股东会决定给全体股东签名即可。

 

六 延伸阅读：公司章程对于公司的重要性

 

从前文可以看出，公司股东会决定公司战略、发展、经营、人事等重大事项。而股东会的召集、召开，最主要的依据是公司法和公司章程。除了公司法中规定的不得更改的少量事项外，大多数事项都可以由公司章程来规定。公司法对股东会的规定着墨不多，较为原则，也需要公司股东通过章程对公司法没有规定的事项进行详细的约定和细化。

 

公司章程是公司的根本大法。写好公司章程，有利于保护创业团队对公司的控制权，有利于约束不遵守规则的股东，有利于防止出现公司僵局，有利于增强全体股东的规则意识从而促进股东的团结。